Os alunos e funcionários da University College Dublin, na Irlanda, ganham tempo e compartilham mais com o Google Workspace

Para manter os alunos, professores e funcionários conectados uns aos outros e aos recursos on-line, a University College Dublin precisa oferecer acesso fácil ao e-mail e às ferramentas de produtividade, sem sobrecarregar o departamento de TI. "Precisamos ter uma rede muito aberta, que não esteja presa a um dispositivo específico, e onde tudo funcione sem fio", afirma Brian Morrissey, diretor de serviços da Web da universidade. Com 32.000 alunos e 6.000 funcionários, a rede do campus pode ter até 40.000 computadores, tablets e smartphones conectados, usando o e-mail e compartilhando documentos. Segundo Brian, "A comunidade do campus quer que tudo funcione continuamente, sem preocupações com registros nos dispositivos ou conexões com o e-mail".

O sistema de e-mail da universidade, o Sunmail, exigia muita manutenção de Brian e dos colegas do setor de TI. E os alunos e funcionários tinham dificuldade para usá-lo. "Era um sistema que consumia muitos recursos em termos de custo e gerenciamento, algo que tentamos evitar", conta Brian. A equipe de TI precisava manter e monitorar vários servidores grandes de e-mail, além de softwares antivírus e de combate a spam, que precisavam de um número ainda maior de servidores. Os alunos e funcionários reclamavam das cotas limitadas das contas, que os obrigavam a excluir mensagens com frequência. "Chegamos a um valor de seis dígitos para renovar a arquitetura de um sistema atrasado em termos de recursos", conta Brian. A equipe de TI decidiu mudar para um sistema de e-mail na nuvem que fosse fácil de implementar e gerenciar.

Migração fácil com centrais de suporte físicas

A UCD escolheu o Gmail para substituir um sistema de e-mail antigo e complicado. De acordo com Brian, "O Google foi escolhido principalmente porque o Gmail é confiável, está sempre funcionando, e o uso é intuitivo. É uma interface que todos conhecem".

Para garantir que a mudança para o Google fosse tranquila, Brian e os colegas migraram as mensagens de e-mail dos alunos e funcionários de um departamento de cada vez para o Gmail, depois criaram centrais de suporte temporárias nos departamentos. "Trabalhamos nas salas dos funcionários ou perto dos principais corredores onde os alunos passavam. Dedicamos um bom tempo ao engajamento dos usuários, o que foi um grande investimento, mas valeu a pena porque as pessoas mudaram rapidamente para o novo sistema de e-mail", conta Brian.

Enquanto se adaptavam ao Gmail, os alunos e funcionários também descobriram outras ferramentas do Google Workspace, como o Documentos Google, o Google Agenda e o Google+. "Isso nos surpreendeu porque nosso foco era o e-mail", conta Brian. Ele explica: "Os alunos e funcionários perceberam que o Google Workspace é mais fácil de usar do que outras ferramentas de produtividade, já que ele pode ser acessado em qualquer dispositivo. O Google Agenda foi um divisor de águas. Antes os departamentos da universidade usavam vários aplicativos de agenda. Não havia uma forma consistente de avisar os alunos sobre alterações na grade das aulas ou nos horários de atendimento dos professores".

Ideias criativas para ganhar tempo e compartilhar estratégias de ensino

Os funcionários da UCD encontraram formas criativas de usar o Google Workspace para substituir processos muito demorados e para se conectar mais facilmente com os colegas de trabalho e os alunos. Os professores criaram a "Comunidade de ensino e aprendizagem da UCD" no Google+, para postar ideias sobre como melhorar a experiência de aprendizagem e receber feedback de outros educadores. "Se tentássemos fazer tudo isso sem o Google, provavelmente teríamos um engajamento muito menor", afirma Brian. Além disso, o departamento de TI substituiu uma lista de e-mails por uma comunidade própria no Google+, onde são compartilhadas apresentações sobre novas iniciativas tecnológicas.

Na Faculdade de Veterinária da UCD, os professores e funcionários usam o Google Workspace para o planejamento. Os professores pediram para Matthew Hynes, líder da equipe de serviços da Web, formas melhores de compartilhar os currículos das turmas, para evitar a duplicação de tópicos nos cursos. Matthew sugeriu o uso de um arquivo principal no Planilhas Google com as aulas de todas as turmas da faculdade de veterinária. Com o Google Sites, ele criou um site que usa os dados dessa planilha e mostra gráficos que destacam quais tópicos estão sendo ensinados e quando.

Além de incentivar formas criativas de ganhar tempo e melhorar o ensino, a mudança para o Google também cortou gastos na UCD. Segundo Brian, a universidade economizou uma quantia significativa de seis dígitos eliminando o hardware e a manutenção da solução de e-mail antiga, além dos custos com softwares antivírus e de combate a spam que não são necessários com o Gmail.

Brian explica: "Não recebemos chamadas de pessoas com problemas de conexão com o e-mail ou falta de armazenamento. Com o Gmail, não precisamos nos preocupar com limites de cotas".